Tanto en la oficina como en el ámbito doméstico, el uso de fotocopiadoras e impresoras es algo más que habitual. Tener un buen equipo y que funcione correctamente es fundamental para la buena marcha de la actividad. Aunque se dice que lo digital está comiendo terreno al papel, todavía lo físico es fundamental para muchos trámites.
Hay quien todavía prefiere estudiar y leer libros en papel, aunque poco a poco, la tecnología le está comiendo terreno a los libros. De hecho, las subvenciones, declaraciones de la renta, solicitudes para becas y otros trámites con la Administración se siguen haciendo en papel.
Por tanto, tener un buen equipo de impresora, fotocopiadora y escáner es muy importante. Por esa misma razón, la calidad de las copias que hacemos debe ser excelente y eso se consigue con toners y cartuchos de la máxima calidad. No podemos permitirnos que una copia o un presupuesto no se lea bien o tenga manchas de tinta.
Siempre, cartuchos y toners de calidad
Una mala impresión o un acabado con demasiados defectos habla por sí solo de nuestra forma de ser y actuar. El descuidar la presentación puede hacer que el cliente no se decida por nuestro producto porque no ha sido la adecuada. Por eso deberemos cuidar y vigilar los niveles de tinta, la correcta alineación de los mismos y controlar si los cabezales necesitan o no una limpieza.
No hace falta recordar, que es recomendable en todo caso tener cartuchos de repuesto, porque como personas que somos, puede que en algún momento podamos despistarnos y quedarnos sin tinta para imprimir o fotocopiar. Normalmente, en las oficinas de ciertas dimensiones se suelen comprar varios packs a la vez para que esto no ocurra y todo funcione a la perfección.
Elegir nuestra impresora y fotocopiadora
Pero al igual que es imprescindible tener cartuchos y toners de calidad, es muy importante tener disponibles máquinas que funcionen a las mil maravillas, Para elegir una buena impresora o fotocopiadora, tendremos que tener muy en cuenta el uso que vamos a hacer de ella, para qué la vamos a necesitar, presupuesto con el que contamos, qué prestaciones queremos que tenga…
Existen en el mercado un gran abanico de opciones. Hace más de 20 años era impensable que una impresora pudiera hacer copias, escanease, imprimiese y cumpliera a la perfección en su tarea como fax. En estos momentos incluso, se pueden crear objetos de tres dimensiones.
A la hora de elegir, desde mi punto de vista elegiría una máquina de calidad, con escáner, fotocopiadora y que imprima desde el ordenador. Lo de la opción del fax me parece que algo accesorio ya que en los tiempos en los que nos encontramos se escucha cada menos eso de “mándamelo por fax” y se oye más “mándamelo por e-mail”.
Sin cables, cómodo y eficaz
Otra de las opciones interesantes es que podamos imprimir desde nuestro ordenador sin necesidad de cables. Elegir esta opción o no, dependerá de muchos factores como por ejemplo, la cantidad de ordenadores que haya en la oficina, si siempre están las mismas computadoras o no, si existe algún tipo de canaleta para que los cables estén tapados….Sea cual sea la respuesta a estas preguntas, bajo mi punto de vista es mucho más cómodo no tener que pensar por donde poner los cables parea que no sea antiestético, tener conexiones de repuesto por si se estropean con el uso y la ventaja de poder imprimir desde cualquier punto de la oficina sin ningún problema.
Si sois expertos en la materia y queréis un asesoramiento más preciso sobre lo que os puede venir bien para el uso concreto que le vais a dar, es mejor que os dejéis aconsejar por aquellos que cada día trabajan con ello. Si queréis consultar precios y opciones, en la web www.20milproductos.com podréis ver algunas de esos productos.
Soportes de almacenamiento
Para guardar algunos asuntos como fichas de clientes, facturas, bases de datos… el papel no es un buen aliado porque ocupa demasiado. Para facilitarnos esa tarea, existen distintos soportes de almacenamiento que no ocupan nada y en los que se pueden guardar cientos de documentos distintos.
CD-ROMs, DVDs, memorias USB, discos duros…se han convertido en los mejores aliados para guardar copias de seguridad, entregar catálogos y trabajos a clientes…Si elegimos la opción entregar vídeos, música, catálogos, trabajos de distinta índole a clientes en un DVD, será importante entregarlo en una funda adecuada, en una caja para que no se ralle…
Si guardar copias en DVD o CD es algo voluntario y propio, entonces, será conveniente archivarlos en grandes ficheros con fundas especiales para que no se rallen y podamos volver a usarlos en caso de necesitarlos. La magnitud de estos archivadores será mayor o menor según el uso que le vayamos a dar. Por ejemplo, podemos elegir ficheros con capacidad de 16, 32, 96 CDs, peor si nos hace falta algo más grande, también se pueden encontrar algunos con capacidad de hasta de 320.